שש דקות ועשרים שניות

בין מטופל למטופל, הסייעת מעדכנת את הרשומה. הרישום נכנס במקום אחד, הצילומים נפתחים במקום אחר, וכדי לקשר אבחנה לטיפול צריך לעבור למסך נוסף. ואז צריך לסגור את החיוב, לפעמים במשרד.

חלק מהזמן הזה הוא הרשומה שעושה את עבודתה. חלק אחר הוא העבודה של המעבר ממסך למסך, או מחדר לחדר.

מה מדדו הצופים

Schwei, Cooper, Mahnke, Ye ו־Acharya צפו בעבודה בארבע מרפאות שיניים קהילתיות של מערכת בריאות אחת בוויסקונסין. הם תיעדו 120 מפגשים (לא 120 אנשי מקצוע שונים) לאורך 88 שעות ו־35 ימי תצפית. המחקר פורסם ב־2016; שנת איסוף הנתונים לא צוינה, אבל התצפיות קדמו להגשת כתב היד ב־2015.

במחקר הזה מוויסקונסין (120 מפגשים שנצפו, פורסם ב־2016), הזמן הממוצע ברשומה הדנטלית האלקטרונית למפגש היה 6 דקות ו־20 שניות לרופא, 10 דקות ו־57 שניות לסייעת ו־9 דקות ו־36 שניות לשיננית. בדיון מתארים החוקרים חזרה למשרד לצורך חיוב, מעבר בין הרשומה לצילומים, קשיי תזמון ואת תהליך המרשם.

המגבלות של המחקר מוויסקונסין ברורות: ארגון אחד, מערכת אחת, נתונים היסטוריים, ורק שבעה מפגשי קבלה שנצפו. ומעל לכול, הזמן ברשומה כולל עבודה שחייבת להיעשות; לא כולו בר־חיסכון, תהיה התוכנה אשר תהיה.

לצפות בעבודה, לבחון את המסך

במחקר שפורסם ב־2009, Irwin, Torres-Urquidy, Schleyer ו־Monaco צפו בלי למדוד זמנים: 23 מפגשי בדיקה מקיפה ותכנון טיפול, ב־14 ביקורים של חוקרים ב־12 מרפאות שיניים כלליות בארצות הברית. רוב תקלות התהליך שזיהו נקשרו לטכנולוגיה שקטעה את העבודה ויצרה צעדים נוספים ועבודה חוזרת.

זהו מחקר קטן והיסטורי (המאמר התקבל לפרסום ב־2008). הוא לא סופר דקות, «רוב התקלות» אינו רוב זמן העבודה, והוא אינו מתאר את התוכנה של היום.

מבחני שימושיות מבודדים את המסך. במחקר מעבדה שפורסם ב־2008 נתנו Thyvalikakath, Monaco, Thambuganipalle ו־Schleyer ל־20 משתמשים ללא ניסיון במערכות (אנשי סגל, רופאי שיניים וסטודנטים מתקדמים) תשע משימות תיעוד בגרסאות הדגמה של ארבע מערכות מסחריות. שיעור ההשלמה הנכונה נע בין 16% ל־64% בין המערכות, שיעור ההשלמה השגויה בין 18% ל־38%, ונמצאו 286 בעיות שימושיות.

Walji ועמיתיו בחנו משימה צרה יותר בשתי מסגרות אקדמיות, Harvard ו־UCSF, עם 32 משתתפים במבחני שימושיות, 36 בראיונות ו־24 בתצפיות (הקבוצות עשויות לחפוף). במחקר הזה, שפורסם ברשת ב־2012, רק 22%–41% הצליחו להשלים משימה פשוטה של הזנת אבחנה, ואיש לא השלים את המשימה המורכבת. בין 24 בעיות הממשק המרכזיות שנמצאו: מונחים חתוכים, נראות מוגבלת ומעברים בין מסכים כדי לקשר אבחנה לטיפול.

שני המבחנים נערכו על ממשקים היסטוריים ובמשימות מוגדרות, ואף אחד מהם אינו נותן שיעור שגיאות בטיפול, או בפרקטיקה פרטית כיום. במחקר מ־2008 המערכות קדמו לאותה שנה ונבחנו בלי ההדרכה שהיצרנים ציפו לה, והטווחים של השלמה נכונה ושגויה בין המערכות אינם מצטברים ל־100%. צוות Walji עבד עם הספק על תיקונים.

סקירת מיפוי של Ballester, Bukiet ו־Dufour מ־2022 מתארת חיכוכים מאותו סוג בספרות על מערכות מידע דנטליות: מעבר בין מסכים לצילומים ולהערות, ניווט מסורבל, משוב חסר למשתמש ותיעוד מקביל בנייר ובמחשב. היא אינה מטא־אנליזה, אינה אומדת דקות שאבדו או את שכיחות הבעיות כיום, והיא כוללת את מחקר Schwei, ולכן אינה מאששת אותו באופן עצמאי.

מה הרשומה מבקשת

המחקרים האלה אינם אומרים שהזמן ברשומה מבוזבז, או שהתוכנה של היום נכשלת כמו המערכות הישנות. מה שהם מראים צנוע יותר: רשומה דורשת תנועה בין מסכים, בין חדרים ובין אנשים, והתנועה הזאת היא חלק מיום העבודה. כדאי לראות אותה בבהירות לפני שמישהו מבטיח להעלים אותה.

SoliumOS נבנתה לעזור בשקט עם התנועה הזאת. היא מכינה את העבודה המנהלית שסביב הטיפול, כך שהמידע כבר נמצא במקום שבו הצוות צריך אותו, בתוך הענן של המרפאה עצמה; הצוות מאשר כל צעד.

מקורות

• Schwei, Cooper, Mahnke, Ye ו־Acharya (2016). Exploring Dental Providers' Workflow in an Electronic Dental Record Environment. Applied Clinical Informatics, 7(2):516–533.
• Irwin, Torres-Urquidy, Schleyer ו־Monaco (2009). A preliminary model of work during initial examination and treatment planning appointments. British Dental Journal, 206:E1.
• Thyvalikakath, Monaco, Thambuganipalle ו־Schleyer (2008). A usability evaluation of four commercial dental computer-based patient record systems. JADA, 139(12):1632–1642.
• Walji ועמיתיו (2013). Detection and characterization of usability problems in structured data entry interfaces in dentistry. International Journal of Medical Informatics, 82(2):128–138.
• Ballester, Bukiet ו־Dufour (2022). Current state of dental informatics in the field of health information systems: a scoping review. BMC Oral Health, 22:131.