24.5 שעות שלא נכנסות ליומן

יומן התורים הוא אחד הרישומים המדויקים ביותר שמרפאת שיניים מחזיקה. לכל טיפול יש שעת התחלה, משך, ושם לצדו.

לעבודה המנהלית שסביב הטיפולים האלה אין רישום כזה. טופס ממולא על נייר, ואחר כך מוקלד שוב למחשב. רשומה שנכתבה לתיק של המרפאה נכתבת פעם נוספת, בפורמט אחר, בשביל מישהו אחר. שום דבר מזה לא מופיע ביומן, ובכל זאת הכול קורה באותו יום ובידי אותם אנשים.

מה ספרו בגרמניה

בסתיו 2022 ניסה KZBV, הארגון הארצי של רופאי השיניים בביטוח הבריאות הציבורי בגרמניה, לכמת את העבודה הזאת. הסקר המקוון שלו נערך בין 29 בספטמבר ל־14 באוקטובר 2022, ונאספו בו 2,347 שאלונים מלאים. בממוצע, המרפאות דיווחו על 24.5 שעות צוות בשבוע שהוקדשו לבירוקרטיה: 10 שעות של כל הרופאים יחד, ו־14.5 של שאר הצוות.

זה סכום של המרפאה כולה, מכל מי שעובד בה, ולא שבוע העבודה של אדם אחד. והחלק הגדול יותר ממנו נופל על הצוות, לא על הרופאים.

מאיפה מגיעות השעות

לצד השעות, הדוח מתאר שני מקורות של חיכוך: תהליכים אנלוגיים ודיגיטליים שמתנהלים במקביל, ודרישות לתעד את אותו דבר פעמיים.

שניהם צורות של כפילות. שלב על נייר שחייב להתקיים גם במחשב הוא משימה אחת שנעשית פעמיים. רשומה שנשמרת פעם אחת בשביל המרפאה ופעם נוספת בשביל דרישה חיצונית היא אותו מידע, שנכתב פעמיים.

קשה לראות כפילות מתוך המרפאה, כי כל מקרה בודד קטן: תאריך שמוקלד שוב כאן, רשומה שמועתקת שם. היא נעשית גלויה רק כשמישהו מחבר את הכול. הסקר עשה את זה לבירוקרטיה כולה; המספר המרכזי שלו לא אומר כמה מהסך נובע מכפילות, ולא נכון לנחש.

מה המספר לא אומר

קל להשתמש במספר כזה לא נכון, ולכן המגבלות שלו ראויות לתשומת לב לא פחות מהגודל שלו. זה דיווח עצמי: המרפאות העריכו את השעות של עצמן, ולא רשמו או מדדו אותן. בין המשיבים יש ייצוג יתר למזרח גרמניה ולמרפאות של רופא יחיד, כך שהממוצע אינו תמונה של כל מרפאה.

והחשוב מכול: השעות האלה כוללות גם עבודה נחוצה. חלק מהתיעוד מגן על מטופלים, וחלק מהניהול הוא פשוט חלק בלתי נפרד מהפעלת מרפאה בתחום מפוקח. הסקר מדד כמה זמן הבירוקרטיה לוקחת. הוא אינו אומדן של שעות שאפשר לחסוך, ומי שקורא אותו כך הופך סקר להבטחה שהוא מעולם לא נתן. שום דבר מזה לא הופך את המספר לשגוי. זו תוצאה של סקר, וצריך לקרוא אותה ככזו.

שאלה טובה יותר למרפאה אחת

למרפאה אחת, השאלה המועילה היא לא כמה שעות לוקחת הבירוקרטיה במרפאה גרמנית ממוצעת. השאלה היא איפה אותה עבודה נעשית פעמיים אצלה: אילו פרטים נכתבים על נייר ואחר כך מוקלדים, אילו רשומות נשמרות בשני מקומות, ואילו שלבים קיימים רק כי שתי מערכות לא מעבירות מידע זו לזו. את אלה אפשר למצוא גם בלי סקר: מספיק לעקוב אחרי פיסת מידע אחת מהרגע שהיא מגיעה למרפאה ועד הרגע שהיא מתויקת.

SoliumOS בנוי בשביל השכבה הזאת של היום. הוא פועל בתוך הענן של המרפאה עצמה ומכין את העבודה המנהלית שסביב הטיפול, כך שהיא מוכנה לבדיקה של אדם. הצוות מאשר כל שלב, והמילה האחרונה נשארת אצל מי שמכירים את המטופלים.

מקורות

• KZBV. Gemeinsam Bürokratie abbauen! Auswertung der Online-Umfrage zur Bürokratiebelastung in Zahnarztpraxen. סקר מקוון, 29 בספטמבר עד 14 באוקטובר 2022; תאריך הפרסום המדויק אינו מצוין בדוח.