העבודה השנייה של בעלי המרפאה

לבעלי מרפאת שיניים יש שתי עבודות תחת שם אחד. הראשונה קלינית, ויומן התורים מתעד אותה שעה אחר שעה.

השנייה היא ניהול המרפאה: להיות המעסיקים, ולהיות אלה שהמסמכים מחכים לחתימתם. לעבודה הזאת אין עמודה ביומן, ובגלל זה קל להמעיט בה.

שבוע העבודה, בשעות

בגרמניה פורסמו נתונים על האופן שבו השבוע הזה מתחלק. השנתון Jahrbuch 2025 של KZBV מביא נתונים מפאנל המרפאות של מכון Zi (Zahnärzte-Praxis-Panel): סקר של מרפאות שיניים שנערך ב־2024 על שנות העבודה 2022 ו־2023, עם כ־1,800 הגשות, משוקללות לפי סוג המרפאה, המחזור והאזור.

לשנת 2023 דיווחו בעלי המרפאות בפאנל הגרמני על שבוע עבודה ממוצע של 44.0 שעות: 32.5 בטיפול, 8.5 בניהול המרפאה, ו־3.0 בפעילויות מקצועיות אחרות. הניהול היווה 19.3% מהשבוע, כמעט חמישית. מספר בעלי המרפאות שענו על השאלה על שעות העבודה אינו מפורט בנפרד.

שעות הטיפול הן הסיבה שהמרפאה קיימת. שעות הניהול הן מה שמאפשר לה להמשיך לעשות את העבודה הזאת, ולכן אי אפשר פשוט לאחל להן להיעלם.

מה יש בתוך השעות

הנתון הוא אומדן עצמי של כל ניהול המרפאה, כולל משימות שחייבות להיעשות, ולכן הוא אינו מדד לבזבוז. הוא מתייחס לבעלי המרפאה בלבד, ולא לשאר הצוות. והוא לא יכול לומר אילו מהשעות האלה אפשר היה לעשות אחרת, או בידי מי.

הוא גם מתאר בעלי מרפאות בגרמניה, שעובדים לפי הכללים של גרמניה. בעלי מרפאה במדינה אחרת עשויים לחלק את השבוע אחרת לגמרי, ושום דבר בנתונים האלה לא אומר איך.

מה שהוא כן מראה הוא פרופורציה. בנתוני הפאנל הגרמני לשנת 2023, כמעט חמישית משבוע העבודה של בעלי המרפאה הוקדשה לניהול המרפאה. השעות האלה באו מאותו אדם ובאותו שבוע שבו נעשתה העבודה הקלינית; אין מאחוריהן אדם נוסף.

שני סקרים, שתי שאלות

יש כאן חשבון מפתה, והוא שגוי. סקר מקוון אחר של KZBV, שנערך בסתיו 2022 ואסף 2,347 שאלונים מלאים, מצא שמרפאות בגרמניה דיווחו בממוצע על 24.5 שעות צוות בשבוע של בירוקרטיה, לכל הצוות יחד. טבעי לרצות להוסיף לסכום הזה את השעות של בעלי המרפאה, או להפחית אותן ממנו.

אי אפשר לחבר בין שני הנתונים. האחד שאל ב־2022 על בירוקרטיה במרפאה כולה; השני שאל ב־2024 רק את בעלי המרפאות על ניהול המרפאה שלהם במהלך 2023, בסקר אחר, עם מדגם אחר והגדרות אחרות. חיבור שלהם ייצר מספר שאף אחד מהמחקרים לא מדד. כל נתון מועיל בפני עצמו; ביחד הם רק ייראו מדויקים יותר ממה שהם.

מה מגיע לשולחן של בעלי המרפאה

בשביל בעלי מרפאה, השאלה המועילה היא לא איך להעלים את הניהול. חלק גדול ממנו הוא העבודה עצמה. השאלה היא כמה ממנו מגיע אליהם כשהוא כבר מוכן, וכמה מגיע כחומר גלם שצריך להרכיב לפני שאפשר לקבל החלטה.

החלטה על סידור משמרות או על תנאים של ספק היא מהירה כשהעובדות כבר נאספו ונבדקו. היא איטית כשבעלי המרפאה צריכים לאסוף אותן קודם, וגם האיסוף הזה הוא ניהול.

SoliumOS בנוי סביב ההבחנה הזאת. הוא פועל בתוך הענן של המרפאה עצמה ומכין את העבודה המנהלית שסביב הטיפול, כך שבעלי המרפאה והצוות מקבלים אותה מוכנה לבדיקה. כל שלב מחכה לאישור שלהם, וההחלטות נשארות שלהם.

מקורות

• KZBV. Jahrbuch 2025. נתוני Zahnärzte-Praxis-Panel של Zi; סקר שנערך ב־2024 על שנות העבודה 2022 ו־2023.
• KZBV. Gemeinsam Bürokratie abbauen! Auswertung der Online-Umfrage zur Bürokratiebelastung in Zahnarztpraxen. סקר מקוון, 29 בספטמבר עד 14 באוקטובר 2022.